OptimaLinker – Import dokumentów handlowo-magazynowych (FS, WZ, PZ, RO i innych) z Excel i SQL dla Comarch ERP Optima

OptimaLinker – Import dokumentów handlowo-magazynowych to zaawansowane narzędzie umożliwiające szybki i bezbłędny import dokumentów bezpośrednio do systemu Comarch ERP Optima. Rozwiązanie pozwala automatycznie tworzyć dokumenty handlowe i magazynowe na podstawie danych z plików Excel lub źródeł SQL, eliminując ręczne wprowadzanie danych i znacząco przyspieszając proces obsługi sprzedaży oraz gospodarki magazynowej.

Importer został zaprojektowany z myślą o firmach integrujących Optimę z systemami sprzedażowymi, platformami e-commerce, systemami magazynowymi lub własnymi aplikacjami biznesowymi.

Obsługiwane dokumenty

• FS – Faktury sprzedaży
• WZ – Wydania zewnętrzne
• PZ – Przyjęcia zewnętrzne
• RO – Rezerwacje odbiorcy
• PA – Paragony
• FZ – Faktury zakupu
• oraz inne dokumenty handlowe i magazynowe dostępne w Comarch ERP Optima

Najważniejsze funkcje

• Kreator szablonów umożliwia dopasowanie importu do dowolnej struktury pliku Excel lub danych z SQL.
• Możliwość wskazania, które kolumny odpowiadają za konkretne pola dokumentu w Optimie.
• Obsługa wielu dokumentów w jednym imporcie oraz wielu pozycji w każdym dokumencie.
• Automatyczne tworzenie lub parowanie kartotek kontrahentów.
• Automatyczne tworzenie lub dopasowanie kartotek towarów.
• Możliwość nadawania własnej numeracji dokumentów z systemu zewnętrznego (jeżeli format numeracji jest zgodny z konfiguracją w Optimie).
• Obsługa walut oraz różnych typów transakcji.

Tryb pracy

• Tryb ręczny – użytkownik uruchamia import z poziomu aplikacji i wskazuje plik Excel lub źródło danych.
• Tryb automatyczny – importer cyklicznie pobiera dane z określonej lokalizacji lub bazy danych SQL i automatycznie tworzy dokumenty w systemie.

Zakres danych możliwych do importu z Excel / SQL

Importer pozwala mapować kolumny z pliku Excel lub zapytania SQL na pola dokumentów w Comarch ERP Optima, m.in.:

• Typ dokumentu
• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Data operacji
• Kontrahent
• NIP kontrahenta
• Kod kraju
• Adres (ulica, miasto, kod pocztowy)
• Waluta
• Forma płatności
• Termin płatności
• Magazyn
• Kod towaru
• Nazwa towaru
• Ilość
• Jednostka miary
• Cena netto
• Wartość netto
• Stawka VAT
• Kategoria
• Opis pozycji
• Atrybuty dokumentu
• Atrybuty towarów
• Dodatkowe pola własne

Integracja z KSeF i zgodność z przepisami

Dokumenty utworzone w wyniku importu mogą być w pełni obsługiwane w procesie KSeF (Krajowy System e-Faktur). Oznacza to, że faktury wygenerowane przez OptimaLinker mogą być następnie wysyłane do KSeF bezpośrednio z poziomu systemu Comarch ERP Optima.

Dzięki temu rozwiązanie pozwala zintegrować z KSeF również własne systemy sprzedażowe lub platformy e-commerce, które generują dane w formacie Excel lub SQL.

Dodatek obsługuje najważniejsze rodzaje transakcji, m.in.: B2B, B2C, krajowe, wewnątrzunijne, pozaunijne, VAT OSS.

Szablony można utworzyć dla następujących systemów

• Platformy e-commerce: BaseLinker, PrestaShop, WooCommerce, Shopify, Magento, IdoSell, Sky-Shop, Shoper
• Systemy sprzedażowe i POS: goPOS, POSbistro, Loyverse POS, Dotykacka
• Systemy ERP bez obsługi KSEF
• Systemy własne: dowolne systemy generujące dane w Excel lub bazie SQL

Dodatkowe informacje

• Licencja umożliwia utworzenie do 5 szablonów importu (dla różnych formatów danych).
• Istnieje możliwość dokupienia kolejnych szablonów.
• Wersja dla firm działa na jednej bazie danych, a wersja dla biur rachunkowych obsługuje wiele baz.
• Możliwość rozbudowy rozwiązania oraz dostosowania importu do indywidualnych potrzeb klienta.

Dla kogo jest ten produkt?

OptimaLinker – Import dokumentów handlowo-magazynowych to idealne rozwiązanie dla:

• firm integrujących Comarch ERP Optima z systemami sprzedażowymi,
• sklepów internetowych i platform e-commerce,
• firm posiadających własne systemy sprzedażowe lub magazynowe,
• biur rachunkowych automatyzujących import dokumentów klientów.