Audyt procesów biura rachunkowego

Audyt procesów biura rachunkowego

dla użytkowników Comarch ERP Optima

Dlaczego warto przeprowadzić audyt?

Biuro rachunkowe to organizacja, w której liczy się nie tylko poprawność księgowa, ale także terminowość, ergonomia pracy zespołu i sprawna komunikacja z klientami. W codziennej pracy łatwo wpaść w rutynę, która powoduje niepotrzebne straty czasu i energii. Audyt procesów pomaga spojrzeć z zewnątrz na to, co można uprościć, zautomatyzować lub wyeliminować.

Zyskujesz m.in.:

• poprawę organizacji pracy zespołu,
• zwiększenie wydajności bez zwiększania etatów,
• lepsze wykorzystanie funkcji Comarch ERP Optima,
• mniejsze ryzyko błędów i opóźnień,
• przygotowanie do rozwoju i skalowania działalności.

Zakres audytu

1. Pełna analiza procesów (do 4 godzin)

Przeprowadzana przez konsultanta ERP z doświadczeniem we wdrożeniach w biurach rachunkowych. Analiza obejmuje:

• Proces przyjmowania i obsługi klienta
  Sprawdzamy, jak wygląda onboarding klienta, obieg dokumentów i komunikacja. Wskazujemy, które elementy można ustandaryzować, uporządkować lub zautomatyzować (np. przez e-mail, API, Pulpit Klienta, Paylinker).
• Wprowadzanie dokumentów i organizacja pracy księgowych
  Analizujemy sposób rejestrowania dokumentów kosztowych, sprzedaży, bankowych i innych. Weryfikujemy, czy dokumenty są księgowane ręcznie, importowane z plików, czy dostarczane przez klientów w różnych formatach. Pokazujemy, jak zredukować liczbę kliknięć i błędów.
• Zarządzanie terminami i obciążeniem pracowników
  Oceniamy, jak biuro zarządza kalendarzem prac (np. VAT, PIT, ZUS), jak wygląda obieg informacji o obowiązkach i czy są stosowane przypomnienia, alerty lub automatyczne kontrole.
• Komunikacja z klientem i obieg informacji zwrotnej
  Sprawdzamy, jak wygląda informowanie klientów o zaległościach, wysyłka deklaracji, rozliczeń, zestawień. Wskazujemy możliwości skrócenia czasu obsługi klienta poprzez cyfryzację komunikacji.
• Praca z Comarch ERP Optima i dodatkowymi narzędziami
  Weryfikujemy, które funkcje Optima są wykorzystywane (np. Obieg Dokumentów, e-Sprawozdania, Importy, Biuro Rachunkowe), a które mogłyby znacząco usprawnić codzienną pracę.
• Bezpieczeństwo danych i procedury awaryjne
  Analizujemy, jak biuro zabezpiecza dane, czy posiada procedury awaryjne oraz czy system wspiera kontrolę wersji dokumentów, rejestr zmian i dostęp użytkowników.

2. Rekomendacje i propozycje usprawnień

Na podstawie obserwacji przygotowujemy konkretne zalecenia:

• jak skrócić czas operacji księgowych,
• które funkcje systemu wdrożyć lub aktywować,
• jak ułatwić pracę zespołowi i obsługę klienta,
• co zautomatyzować w rozliczeniach i raportowaniu.

3. Raport końcowy i plan zmian

Otrzymujesz czytelny dokument podsumowujący:

• kluczowe problemy i propozycje ich rozwiązania,
• listę tzw. „quick wins”,
• propozycję harmonogramu działań na kolejne tygodnie.

Dla kogo jest ten audyt?

• Biur rachunkowych, które rosną i chcą pracować efektywniej,
• Firm, które mają chaos organizacyjny i chcą go uporządkować,
• Zespołów, które chcą maksymalnie wykorzystać funkcje Comarch ERP Optima,
• Biur, które chcą zautomatyzować pracę, ale nie wiedzą od czego zacząć.