Audyt procesów firmy usługowej / projektowej

Dlaczego warto przeprowadzić audyt?

W firmach usługowych i projektowych sukces zależy od sprawnego planowania, realizacji i rozliczania zadań, a także efektywnego zarządzania czasem i kosztami. Comarch ERP Optima oferuje wiele narzędzi do wspierania tych procesów – jednak bez odpowiedniego dopasowania mogą one być niedostatecznie wykorzystane lub wręcz utrudniać pracę.

Audyt procesów to szansa na:

• odkrycie obszarów nieefektywności,
• uproszczenie przepływu informacji między działami,
• lepsze wykorzystanie systemu do zarządzania projektami, zleceniami, usługami i zespołem,
• redukcję kosztów administracyjnych i liczby błędów,
• przygotowanie gruntu pod automatyzację, integracje lub skalowanie działalności.

Zakres audytu

1. Pełna analiza procesów (do 4 godzin)

Spotkanie analityczne prowadzone według naszej metodyki. Skupiamy się na realnym przebiegu pracy w firmie – od pozyskania klienta, przez realizację zleceń, po rozliczenia finansowe. Analiza obejmuje:

• Obsługa zapytań, ofert i kontraktów
  Sprawdzamy, jak firma przetwarza zapytania klientów, przygotowuje oferty i zawiera umowy. Oceniamy, czy proces jest wystandaryzowany, jak dane są gromadzone i jak wygląda ich dalsze wykorzystanie w ERP.
• Zarządzanie zleceniami lub projektami
  Analizujemy sposób organizacji pracy nad usługami – czy firma korzysta z projektów, zadań, kalendarzy, harmonogramów. Wskazujemy możliwości raportowania postępów, planowania zasobów i kontroli kosztów.
• Rejestrowanie i ewidencja wykonanych usług
  Weryfikujemy, czy wykonane prace są prawidłowo dokumentowane i powiązane z klientami, umowami lub projektami. Sprawdzamy, czy możliwe jest szybkie wystawienie faktury i czy dane trafiają do systemu bez duplikowania.
• Zarządzanie czasem pracy i zaangażowaniem pracowników
  Sprawdzamy, czy system umożliwia monitorowanie czasu pracy (np. ewidencja godzin, harmonogramy, przypisanie do projektów) i czy dane są wykorzystywane do rozliczeń z klientem i pracownikami.
• Obieg dokumentów i komunikacja między działami
  Analizujemy, jak firma przekazuje informacje między zespołem sprzedażowym, wykonawczym i administracyjnym. Sprawdzamy, gdzie występują przestoje, powielanie danych lub niepotrzebna dokumentacja papierowa.
• Rozliczenia, fakturowanie, kontrola kosztów
  Badamy, jak firma wystawia faktury za usługi i czy istnieje kontrola zgodności z wykonanym zakresem prac. Analizujemy, czy koszty i przychody są wiązane z konkretnymi projektami i czy firma ma kontrolę nad rentownością.

2. Rekomendacje i propozycje usprawnień

Po analizie otrzymujesz:

• konkretne sugestie optymalizacji działań operacyjnych,
• propozycje automatyzacji wybranych etapów pracy (np. generowanie faktur, raporty, przypomnienia),
• wskazówki dotyczące wykorzystania funkcji Optima, które nie są obecnie używane, a mogłyby znacząco ułatwić codzienną pracę.

3. Raport końcowy i plan działań

Na zakończenie otrzymujesz:

• raport z audytu (czytelny dla zarządu i kierowników),
• listę zidentyfikowanych problemów i propozycji usprawnień,
• plan wdrożenia z podziałem na etapy i priorytety (quick wins + działania strategiczne).

Dla kogo jest ten audyt?

• Firm usługowych rozliczających czas pracy, wykonane zlecenia lub kontrakty (np. IT, consulting, outsourcing, serwis techniczny, instalacje).
• Biur projektowych, inżynieryjnych, architektonicznych lub innych działających w modelu projektowym.
• Organizacji poszukujących lepszej kontroli nad rentownością usług i efektywnością zespołu.